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Der Inhaber fällt von heute auf morgen aus: was vorher bestehen muss

6. September 2026 · Von Reinhard Voelkel
Werkstattwand in Schwarzweiss, Werkzeuge an Haken, mehrere Haken leer, eine handgezeichnete Skizze auf der Werkbank

Diese Liste dient dazu, an einem gewöhnlichen Freitag zu prüfen, was in Ihrem Unternehmen noch liefe, wenn Sie am Montagmorgen nicht mehr erreichbar wären, und zwar über mehrere Wochen.

Stellen Sie sich ein Unternehmen für Industriereinigung mit 25 Mitarbeitenden im Kanton Freiburg vor, zwei Partner mit je der Hälfte der Aktien, einer davon liegt seit Donnerstagabend nach einem Velosturz im Spital; ein Beispiel, kein Kunde. Am Freitag müssen die Löhne raus, ein Kunde wartet auf eine unterschriebene Offerte, die Bank ruft wegen eines hängigen Zahlungsauftrags zurück, und der verbleibende Partner merkt, dass er weder auf dem Hauptkonto noch im Handelsregister zeichnungsberechtigt ist. Nichts davon ist Nachfolge im üblichen Sinn. Alles davon ist Nachfolge im engen Sinn: Das Unternehmen hat ohne Vorwarnung die Person verloren, von der es abhing. In den Mandaten, die ich führe, wird die Frage «Wer unterschreibt, wenn Sie nicht mehr unterschreiben können?» selten beim ersten Anlauf vollständig beantwortet, und fast nie schriftlich.

Die Befugnisse: wer handeln darf

  1. Eine zweite Unterschrift im Handelsregister. Ein Mitglied des Verwaltungsrats oder ein Geschäftsführer mit Kollektivunterschrift zu zweien, oder ein Prokurist nach Obligationenrecht, eingetragen und nicht bloss versprochen. Eine AG, deren einziger Verwaltungsrat nicht mehr handeln kann, hat einen Organisationsmangel. Dann greift auf Antrag das Gericht ein, in Fristen, die nicht die eines Betriebs sind.

  2. Bankvollmachten, die nicht bei Ihrer Zugangskarte enden. Wer kann in Ihrer Abwesenheit einen Zahlungsauftrag freigeben, die Löhne auslösen und mit dem Kundenberater der Bank sprechen? Eine Zeichnungsberechtigung auf dem Konto besteht erst, wenn sie bei der Bank hinterlegt ist, samt den dazugehörigen E-Banking-Zugängen.

  3. Ein Vorsorgeauftrag, privat. Er bestimmt, wer Ihr Vermögen verwaltet, Ihre Aktien eingeschlossen, und wer Ihre Aktionärsrechte ausübt, falls Sie urteilsunfähig werden. Ohne dieses Dokument entscheidet die Kindes- und Erwachsenenschutzbehörde, in ihrem Tempo. Weder Ehepartner noch Kinder haben automatisch Verfügungsmacht über Ihre Titel.

  4. Eine Invaliditätsklausel im Aktionärbindungsvertrag. Unter Partnern müssen dauernde Invalidität und Tod Kaufrechte, eine Preisformel und einen Zeitplan auslösen; eine über Kreuz abgeschlossene Risikoversicherung kann den Rückkauf finanzieren. Ein Vertrag, der nur den freiwilligen Verkauf regelt, lässt den verbleibenden Partner mit einer Erbengemeinschaft oder einem Beistand zurück.

Die Zugänge: wer hineinkommt

  1. Ein Passwortmanager mit Notfallzugang. Administratorkonten, Domain, Mailsystem, Geschäftssoftware, soziale Netzwerke: ein zweiter, persönlicher Zugang, getestet, statt einer Liste in der Schublade, von der niemand weiss, ob sie noch stimmt.

  2. Ein zweites Telefon für die Zwei-Faktor-Anmeldung. Die meisten kritischen Zugänge schicken einen Code aufs Telefon. Liegt Ihres im Spitalschrank, nützt das Passwort nichts. Jedes kritische Konto braucht eine zweite Bestätigungsmethode in anderen Händen.

  3. Schlüssel, Codes und Verträge in fremder Obhut. Tresor, Alarmanlage, Fahrzeuge, Versicherungspolicen, Miet- und Kreditverträge: ein Inventar dessen, was existiert und wo es liegt, zwei Personen bekannt.

Die Führung: wer entscheidet

  1. Eine benannte, schriftliche Stellvertretung. Das Organisationsreglement einer AG kann festlegen, wer in Ihrer Abwesenheit führt und wie weit. Ohne diesen Text verschiebt Ihr Team die Entscheide bis zu Ihrer Rückkehr, und ein Monat verschobener Entscheide steht dann in der Quartalsrechnung.

  2. Ein Verwaltungsrat, der nicht nur aus Ihnen besteht. Ein externes Mitglied, auch nur eines, ist ein Organ, das weiterbesteht, wenn Sie fehlen, mit der gesetzlichen Pflicht zu handeln. Das ist der Unterschied zwischen einem Unternehmen, das drei Monate durchhält, und einem, das wartet.

  3. Die Entscheide, die Ihre Stellvertretung allein treffen darf. Eine Offerte bis zu einem bestimmten Betrag unterschreiben, eine Ausgabe auslösen, anstellen oder kündigen: Schreiben Sie die Liste und setzen Sie Limiten. Eine Stellvertretung ohne Limiten entscheidet aus Vorsicht gar nichts.

  4. Eine kurze Liste der Beziehungen, die an Ihnen hängen. Die fünf Kunden, die zwei Lieferanten und der Bankberater, die immer nur mit Ihnen gesprochen haben; wer ruft sie an, und was erfahren sie. Was der Ferientest zeigt, wiederholt sich hier, nur hat es diesmal niemand gewählt.

Die Botschaft: wer spricht

  1. Ein Text von zwei Absätzen, vorbereitet. Was die Belegschaft am ersten Tag erfährt, dann die Kunden, ohne medizinische Details und ohne Datumsversprechen. Unter Schock improvisiert, sagt diese Botschaft entweder zu viel oder nichts, und beides nährt Gerüchte.

  2. Eine Person, die zwischen Familie und Unternehmen vermittelt. Der Ehepartner ist selten der richtige Kanal zur Bank, der Betriebsleiter selten der richtige Kanal zu den Kindern. Wer die Brücke schlägt, muss benannt sein, sonst ignorieren oder bekämpfen sich die beiden Welten in den Wochen, in denen sich alles entscheidet.

  3. Ein Testament oder ein Erbvertrag, der die Aktien regelt. Wird der Ausfall endgültig, fallen Ihre Aktien in eine Erbengemeinschaft, die bis zur Teilung einstimmig entscheidet. Ein Willensvollstrecker oder eine Zuweisung der Titel verhindert, dass das Unternehmen von einer ungeteilten Erbschaft geführt wird.

Keiner dieser vierzehn Punkte verlangt, dass Sie verkaufen oder auch nur eine Nachfolge im gewohnten Sinn vorbereiten. Sie verlangen nur, dass das Unternehmen einen Monat ohne Sie läuft. Genau das ist, Wort für Wort, auch das Erste, was ein ernsthafter Käufer an dem Tag prüfen will, an dem Sie übergeben. Was hier fehlt, fehlt dort ebenfalls, und es kostet mehr, es vor jemand anderem entdeckt zu haben als vor sich selbst.