Nachfolgeplanung und Personalentwicklung: Wer geht mit Ihnen in Pension?

11. Oktober 2026 · Von Reinhard Voelkel

Filzstiftzeichnung einer Stempeluhr an der Wand neben einem Halter mit sieben Stempelkarten; eine kupferfarbene Schlaufe umkreist drei benachbarte Karten

Wenn Sie Ihre Firma in etwa fünf Jahren übergeben wollen, zählen Sie diese Jahre vermutlich von Ihrem eigenen Geburtstag aus. Zählen Sie sie auch von ein paar anderen Geburtstagen aus. Der Werkstattleiter, der mit Ihnen angefangen hat, die Frau, die seit den ersten Jahren das Büro führt, der Verkäufer, den seine Kunden auf dem Handy anrufen: In den inhabergeführten KMU, die ich begleite, sitzen auf diesen Posten oft Leute, die in den ersten Jahren des Gründers dazugekommen sind und nur wenige Jahre jünger oder älter sind als er. Deren Uhr läuft seit jeher neben Ihrer.

Nachfolgeplanung ist für eine Firma wie Ihre deshalb fast nie eine einzige Nachfolge. Der erste Schritt braucht einen Abend: Schreiben Sie die Schlüsselposten auf, also jene, ohne die der Betrieb nicht läuft, dazu, wer sie besetzt, und den Jahrgang dieser Person. Liegen zwei oder drei dieser Jahrgänge höchstens drei Jahre von Ihrem entfernt, liest ein Käufer in Ihrem Organigramm mehrere Nachfolgen, und Sie haben rund fünf Jahre Arbeit vor sich, bevor Sie in Ruhe verkaufen können. Was folgt, ist dieser Kalender, Datum für Datum.

Nehmen wir einen Fall, den ich erfunden habe. Ein Blechbearbeitungsbetrieb mit 25 Leuten, die Inhaberin ist 60. Ihr Werkstattleiter ist 59 und kam vor 28 Jahren in die Firma. Die Leiterin Administration ist 61, der beste Verkäufer 57. Sie glaubt, eine Übergabe zu planen. Ein Käufer zählt vier Nachfolgen, nicht eine.

Von Hand gezeichnete senkrechte Zeitleiste mit vier Daten vor der Übergabe: fünf Jahre davor ein Blatt mit den Schlüsselposten und ihren Jahrgängen, drei benachbarte Zeilen eingekreist; drei Jahre davor zwei Hocker, auf dem einen eine Person, auf dem anderen eine gestrichelte zweite Person; ein Jahr davor ein Organigramm aus vier Kästchen mit einem Häkchen unter jedem der drei unteren; der Verkauf, ein unterschriebener Vertrag — Vier Daten vor der Übergabe

Fünf Jahre davor: die Schlüsselposten und ihre Jahrgänge

Das Blatt hat vier Spalten: den Posten, die Person, ihren Jahrgang und eine vierte, die am längsten dauert: was nur diese Person weiss oder in der Hand hat. Kunden, eine Maschine, wie Preise wirklich zustande kommen, Passwörter, wie die Bank die Dinge gern erledigt haben will.

In meinem erfundenen Betrieb steht in der Zeile des Werkstattleiters, dass nur er die alte Abkantpresse einrichten kann, wenn das Blech dicker kommt, als die Bestellung sagte. Die Zeile der Leiterin Administration enthält die Passwörter für die Lohnabrechnung und die Telefonate mit der Bank. Beim Verkäufer steht schlicht eine Liste von Namen. Dann kommt der Test: Zählen Sie die Jahrgänge, die höchstens drei Jahre von dem der Inhaberin entfernt liegen. Hier bekommen drei Zeilen einen Kreis.

Das Pensionsalter ist jenes, das in Ihrem Land gilt, und es sagt weniger, als man denkt. Manche gehen früher, andere arbeiten in Teilzeit weiter. Das tatsächliche Datum erfragen Sie bei der Person; aus einem Jahrgang lässt es sich nicht ausrechnen.

Genau dieses Gespräch schieben Inhaber gern hinaus. Sie fürchten, eine treue Kraft zur Tür zu drängen oder sie erst auf die Idee zu bringen. Oft hat sich die Person selbst auch noch nicht entschieden. Fünf Jahre vorher gestellt, wirkt die Frage wie Respekt. Ein Jahr vor einem Verkauf wirkt sie wie ein Abschieben.

Lesen Sie das Blatt jedes Jahr neu, denn die Zeilen bewegen sich: Jemand, dessen Nachfolge bereits benannt ist, geht vielleicht früher als geplant, und manchmal geht stattdessen die Person, die übernehmen sollte.

Drei Jahre davor: eine zweite Person für jeden Posten

Etwa vier bis drei Jahre vorher braucht jede Zeile auf dem Blatt einen Entscheid, und zur Wahl stehen drei. Eine interne Nachfolge benennen und vorbereiten. Von aussen einstellen. Oder den Posten umbauen, auf zwei Personen verteilt und schriftlich festgehalten, damit er nicht mehr an einer einzigen hängt. Wie man jemanden aus den eigenen Reihen an die Aufgabe heranführt, ist ein eigenes Thema; hier zählt, dass jede Zeile bis zu diesem Zeitpunkt ihren Entscheid hat.

Dann kommt das Tandem. Wer geht und wer übernimmt, arbeiten Seite an Seite. Nach meiner Erfahrung braucht ein Posten, der Kunden oder das Wissen über eine Maschine trägt, zwölf bis vierundzwanzig Monate Überlappung; ein Büroposten meist weniger. Im Blechbetrieb heisst das: zwei Hocker an der Abkantpresse, wo bisher einer stand.

Während dieser Überlappung kostet der Posten ein zweites Gehalt. In den Mandaten, die ich führe, bleibt dieses Gehalt klein neben dem, was ein Käufer vom Preis abzieht oder auf spätere Zahlungen verschiebt, wenn der Posten am Tag des Verkaufs leer ist. Auch eine Geschäftsleitung, die ohne Sie trägt, hat ihren Preis, und derselbe Vergleich gilt.

Eine Nachfolge, die drei Jahre vorher benannt wird, hält nur, wenn die Ernennung echt ist: ein echter Posten, das passende Gehalt, Entscheide, die ihr gehören. Schlüsselleute durch einen Verkauf zu halten beginnt dort.

Das letzte Jahr: der Käufer liest das Organigramm

Im letzten Jahr entscheidet die zweite Person allein. Eine Offerte, eine Bestellung, eine Anstellung. Und Sie ziehen den Entscheid nicht wieder an sich, auch wenn Sie den Auftrag anders kalkuliert hätten. Im erfundenen Betrieb ist es die erste Offerte, die der neue Werkstattleiter mit seiner eigenen Unterschrift verschickt, und die Inhaberin, die der Versuchung widersteht, sie zu überarbeiten.

Auf dieses Jahr wird ein Käufer schauen. Prüft er die Firma, bevor er ein Angebot macht, fragt er unter anderem, wer was entscheidet, und seit wann. Ein Organigramm, in dem jeder Schlüsselposten seit einem Jahr seine Nachfolge hat, braucht keine Erklärung.

Lesen Sie nun dasselbe Organigramm mit den Jahrgängen neben den Namen: ein Organigramm, vier Jahrgänge nah beieinander. Drei oder vier Posten, die kurz nach dem Verkauf frei werden, lassen die Firma weniger übertragbar erscheinen, und das landet im Angebot. Im Preis, im Teil, der später bezahlt wird, in der Zeit, die Sie noch bleiben sollen.

Mechanismus in drei Schritten: ein Organigramm mit vier Jahrgängen nah beieinander, ein Pfeil zu einer grossen Ziffer 4, mehrere Nachfolgen statt einer, dann ein Pfeil zu einer kupferfarbenen Sanduhr: ein Teil des Preises wartet, und Sie bleiben länger — Was der Käufer in den Jahrgängen liest

Der Verkauf: wer bleibt, ist schon im Haus

Am Tag der Unterschrift ist vielleicht noch jemand aus Ihrem Team ein oder zwei Jahre von der Pension entfernt. Auf dem Papier ist das nun das Problem des Käufers. In der Praxis regelt er es über den Vertrag: Ein Teil des Preises wartet und wird später bezahlt, wenn der Übergang gehalten hat; eine Prämie für die Person, die bis zum Ende der Übergabe bleibt; oder Sie, die länger bleiben als geplant.

Die Inhaberin meines erfundenen Betriebs hat eine kurze Antwort, wenn der Käufer nach der Leiterin Administration fragt: Ihre Nachfolgerin macht seit einem Jahr die Löhne, und die Bank kennt ihre Stimme am Telefon schon.

Wer welchen Posten übernimmt, und wann, entscheiden Sie als Inhaberin oder Inhaber. Den Kalender drumherum kann jemand Unabhängiger für Sie führen. Früh anfangen heisst nicht früh verkaufen. Es heisst, nie mit drei leeren Posten verkaufen zu müssen.

Nach der Unterschrift

Angenommen, der Werkstattleiter bleibt nach dem Verkauf achtzehn Monate und geht dann in Pension. Steht seine Nachfolge, ist der Übergang gelungen. Stellen Sie sich den Abschied in der Werkstatt vor: Der neue Werkstattleiter hält die Rede, und die Abkantpresse gehört längst ihm. Steht niemand bereit, erlebt der Käufer, was Sie erlebt hätten.

Nach der Unterschrift können Sie kaum noch etwas tun, das Sie nicht vorher vorbereitet haben. Nehmen Sie das Blatt also noch einmal hervor und schauen Sie auf die Jahrgänge in der dritten Spalte. Wessen Pensionierungsfest würden Sie im selben Jahr ausrichten wie Ihr eigenes?